Voici quelques indications pour calculer l’indemnisation de ses congés payés…
Les principes généraux…
Pour les congés payés, on raisonne en termes de semaines ; il faut savoir en premier lieu, si celles-ci sont composées de jours ouvrables ou de jours ouvrés.
Les jours ouvrables prennent leur racine à la même source que l’interdiction du travail du dimanche. Il s’agit donc des jours où nous pouvons travailler, soit 6 jours par semaine, en principe du lundi au samedi inclus. Pour 5 semaines de congés payés, on en compte 30 dans l’année.
Les jours ouvrés sont les jours réellement travaillés, c’est-à-dire 5 par semaine soit 25 dans l’année, en principe du lundi au vendredi inclus.
D’une manière générale, les premiers conviennent davantage aux secteurs travaillant 7 jours sur 7 ou n’ayant pas des jours de repos hebdomadaires consécutifs et les seconds aux horaires de bureau.
Acquisition des congés payés
La période de référence s’étend du 1er Mai au 30 Avril de chaque année à raison de 2,5 jours ouvrables par mois ou 2,08 jours ouvrés. Dans les deux cas, en jours calendaires, cela représente 35 jours, soit 5 semaines ou plutôt 4 + 1 car 4 d’entre elles doivent être prises en période d’été et la 5ème en période d’hiver (1).
En cas d’absence non assimilée à du temps de travail effectif, la durée des congés en acquisition est diminuée au prorata mais en fin d’année, l’arrondi doit être favorable au salarié.
Calcul de l’indemnisation
Pour le calcul de l’indemnisation des congés payés, la période de référence est du 1er juin au 31 mai de chaque année.
L’employeur doit effectuer la comparaison entre deux calculs et accorder au salarié le résultat le plus favorable. En aucun cas, l’indemnité ne peut être inférieure au salaire que l’intéressé aurait perçu s’il avait continué à travailler.
1) Méthode dite “du dixième”
La base de calcul est la totalité de la rémunération brute à l’exception notamment du 13ème mois, perçue entre le 1er juin de l’année précédente et le 31 mai de l’année en cours divisée par 10 (le dixième) puis par 30 ou 25 pour obtenir le montant de l’indemnité journalière de congé payé selon que l’on raisonne en jours ouvrables ou en jours ouvrés.
La jurisprudence est abondante quant aux éléments à inclure ou exclure de la base de calcul. En résumé, sont à inclure : les salaires bruts, l’indemnité de congés payés de la période précédente, les commissions, pourboires, avantages en nature, primes (ancienneté, rendement, travail de nuit…), majoration de salaire (heures supplémentaires, 1er mai, jours fériés…), indemnités pour congé de maternité, accident du travail ou maladie professionnelle, indemnité de fin de contrat à durée déterminée ou salaires versés lors d’absences assimilées à du travail effectif (formation, congés pour événements familiaux).
Sont notamment exclus : les remboursements de frais, les primes exceptionnelles collectives, les primes annuelles (13ème mois, prime de vacances…) lorsqu’elles sont versées pour l’année entière congés compris, les indemnités journalières de maladie, et indemnités de chômage partiel ou de licenciement.
L’indemnité “compensatoire” perçue en cas de départ de l’entreprise est calculé par la méthode du 10ème.
2) Méthode dite “du maintien du salaire”
Il s’agit d’un salaire de base réévalué. C’est-à-dire que si le salarié a perçu durant la période de rémunération précédente, des heures supplémentaires régulières, des majorations d’heures de nuit, des avantages en nature (primes de panier), etc. ces éléments doivent être incorporés dans l’indemnité tout comme une augmentation intervenant à la date de prise des congés.
La période de rémunération précédente correspond pour les salariés mensualisés au mois précédent mais pour les non-mensualisés, elle peut correspondre aux jours précédent la prise de congés dans un même mois (ex. pour un salarié en congé à partir du 15, on prendra les 14 premiers jours du mois).
“Le maintien” est en général plus avantageux lorsque le salarié est récemment passé du temps partiel au temps plein ou vient de recevoir une augmentation.
Déduction des absences pour congés payés
Dans le cas de la mensualisation, le salaire est par définition… mensuel. Lors du versement des indemnités de congés payés, il convient donc d’opérer une retenue pour les journées qui seraient autrement payés doubles.
La retenue journalière est calculée d’après le salaire de base divisé par le nombre de jours ouvrables ou ouvrés dans le mois de la prise des congés payés.
Lorsque l’indemnisation s’effectue au 10ème, l’indemnité sera toujours plus favorable que la retenue. Mais lorsque le salaire est “entièrement” maintenu (2), contenant tous les éléments de la méthode “du maintien du salaire” (avantages en nature, heures supplémentaires régulières, etc.) comme le veut la loi, la déduction et l’indemnisation seront égales. Attention : certaines entreprises effectuent des régularisations en fin de période.
Dans les deux cas, il convient de vérifier si tous les éléments sont réellement compris dans le calcul car ce n’est pas toujours le cas.
Enfin, un calcul retenant par exemple, un nombre inférieur de jours ouvrables ou ouvrés par rapport au mois en cours tendrait à prouver que le maintien soit préférable à l’indemnisation au 10ème entraînant un préjudice systématique pour le salarié.
Conclusion
En matière d’indemnisation des congés payés, les calculs sont individuels. Pour les vérifier, il est nécessaire de disposer de tous les éléments : bulletins de salaires des périodes de référence N et N-1 ainsi que les pointages/plannings lorsqu’ils existent (3). En effet, le solde de la comparaison entre l’indemnité perçue et la retenue pour absence peut être différent selon que le congé soit pris en février (généralement court en termes de jours travaillés ou en octobre (généralement sans jour férié).
En cas de litige et à défaut de règlement à l’amiable, le recours est également individuel et doit être exercé en premier lieu devant le Conseil des Prud’hommes du lieu de travail ou du siège social de l’entreprise, au choix de la partie “demanderesse”. Il est possible de regrouper des dossiers. Si le litige porte sur une somme inférieur à 4 000 €, leur décision est en dernier ressort (pas de possibilité d’appel).
Nous avons développé un [download id=”9″] sous Microsoft Excel (c) permettant de vérifier rapidement l’indemnisation de vos congés payés. Armez-vous de vos feuilles de paie et télécharger le [download id=”9″].
Notez bien que les résultats obtenus sont approximatifs et nécessitent une vérification avant de s’engager dans un conflit avec son employeur (4).
Références : Articles L. 3141-22 à L. 3141-29 du Code du Travail
Notes :
(1) Nous ne développerons pas ces notions pour ne pas alourdir cette explication dédiée à l’indemnisation. Les conditions de prise des congés payés, les effets des différentes absences sur leur acquisition et les paramètres pouvant être introduits par les conventions collectives méritent également des articles d’approfondissement.
(2) … et non un calcul “d’entreprise” excluant divers éléments de rémunération.
(3) Ces dernières informations sont particulièrement importantes en cas de travail par équipes (3×8, etc.) ou de jours de repos décalés.
(4) Axia Consultants fournit cet outil à titre indicatif, gracieusement et anonymement depuis son site Internet et ne saurait être tenu responsable de son utilisation, des conflits ou des conséquences de conflits générés par son emploi. Si le calculateur génère des écarts défavorables à titre individuel ou collectif, suivez les consignes indiquées.
