Comme d’autres données personnelles, il s’agit d’un sujet sensible. La conservation de ces documents n’est pas assimilable à la conservation des pièces comptables mais obéît à d’autres règles liées à la protection de la vie privée.
Le CE (1) peut demander l’avis d’imposition au moment de l’inscription à une activité pour justifier le montant de la subvention qu’il accorde mais il ne peut exiger une photocopie pour ses archives. Sous réserve de l’en avoir informé, si le salarié refuse de le présenter, le CE peut ne pas lui octroyer de subvention ou de tarif réduit et appliquer soit le tarif le plus élevé prévu soit le prix coûtant. Le CE n’a aucun droit de demander, et encore moins conserver une copie, de la déclaration des revenus, jugée trop personnelle.
La conservation de tels documents ne peut être justifiée par l’éventualité d’un contrôle URSSAF dont la mission n’est pas de vérifier si les subventions accordées aux salariés sont « correctes » mais de s’assurer que toutes les cotisations sociales sont réglées, ce qui relève de la responsabilité de l’employeur. Tant que les plafonds d’exonération et les finalités des dépenses sont respectés, il ne doit pas avoir de problème.
En revanche, le CE peut conserver l’information tirée de l’avis d’imposition (et d’autres documents) s’il tient un fichier informatique dans les règles de l’art de la CNIL. Dans certaines limites de traitement des données personnelles, le CE bénéficie d’une dispense de déclaration (2).
Le salarié doit néanmoins être informé au préalable de la possibilité de ne pas présenter ses justificatifs (dont l’avis d’imposition) et les conséquences de cet acte, de son droit d’opposition, de droit de regard et de rectification des informations. Ces possibilités doivent figurer dans un affichage dans les locaux où les informations sont recueillies et dans le cas où le CE demande au salarié de remplir un questionnaire, elles doivent y être mentionnées.
Le CE ne saurait exclure un salarié du bénéfice d’une activité subventionnée en raison de ce refus et devra lui conserver la possibilité de présenter son avis d’imposition au moment de son inscription.
Par ailleurs, le CE doit respecter un certain nombre d’engagements notamment concernant les restrictions d’accès et de sécurité du fichier dont la désignation d’un responsable (2).
La CNIL écrit : Les données visées […] ne sont pas conservées par le service gestionnaire au-delà de la période d’admission du salarié au bénéfice des prestations sociales et culturelles sauf en ce qui concerne l’historique de l’utilisation de ces prestations et le suivi des commandes par les salariés qui sont conservés pendant une période glissante de 2 ans maximum à compter de l’exécution de la prestation.
Pour la CNIL, il s’agit de l’information notée dans le fichier informatique et non du document qui la justifie. Cette info et les autres données personnelles doivent être effacées du fichier à la fin de l’exercice et les autres données à la fin de la période glissante de deux ans.
Les CE bien avisés listeront les informations nécessaires à la confection du fichier et incluront toutes ces dispositions dans leur règlement intérieur.
Notes :
(1) Par CE, on entend les comités d’entreprises ou d’établissements, les comités centraux d’entreprises, les comités de groupe ou les comités inter-entreprises ou les délégués du personnel pour la gestion de leurs activités sociales et culturelles.
(2) Dispense n° 10 – Délibération n° 2006-230 du 17 octobre 2006
