Flex office, espace de coworking, télétravail,… Ces dernières années ont vu le fleurissement de nouveaux types d’espaces de travail. Un engouement pour l’évolution physique des organisations qui s’explique par le fait que 69% des salariés considèrent l’environnement de travail comme le principal contributeur à leur épanouissement professionnel. En outre, ce développement a été favorisé par l’intégration technologique (ordinateurs portables, smartphone, etc.). Avec des salariés toujours connectés, le champ des possibles s’est largement ouvert en termes de nouveaux espaces de travail. Si bien que certains d’entre eux ont fini par s’installer durablement dans le fonctionnement des entreprises.
Sur le papier, ils visent d’abord à garantir davantage de souplesse et de liberté aux salariés dans l’organisation de leur travail. Mais en pratique, ils peuvent receler certains effets pervers. Tour d’horizon.
Le flex office : un fonctionnement adapté à chaque activité mais aux contraintes importantes
Le flex office est un mode flexible d’utilisation de l’espace et des postes de travail.
Dans une organisation de l’espace « classique », un poste fixe est attribué à un salarié. Il peut s’agir d’un poste en open space ou dans un bureau fermé. Or, dans une organisation flex office, cette attribution est supprimée. L’espace est en effet réparti en fonction des usages.
Chaque salarié choisit alors l’espace de travail le plus adapté à son mode de travail, en fonction de sa tâche du moment. A cet effet, l’espace se scinde entre bureaux individuels (mais décloisonnés), salles de réunions, boxes pour téléphoner ou s’isoler, espaces collaboratifs, etc. Les espaces sont pensés pour que les salariés travaillent dans des conditions optimales : ordinateurs portables, internet en Wi-Fi…
Les avantages
- L’organisation des bureaux en flex office accentue l’autonomie des salariés, en leur donnant le choix – varié – de l’espace où ils souhaitent s’installer, selon leur programme de travail. In fine, cela développe la productivité.
- Le flex office permet de mélanger les services et d’augmenter la collaboration. En somme, il favorise les échanges, ainsi que les rencontres entre nouvelles personnes, et donc, la création de lien social. La rencontre de nouveaux collègues permet aussi de renforcer la culture d’entreprise (partage des valeurs notamment).
- Le flex office permet en outre de réduire les coûts pour l’entreprise. Il réduit le nombre et la surface moyenne des postes de travail d’une entreprise, et donc ses coûts.
Les contraintes
Le fonctionnement en flex office comporte toutefois quelques risques :
- Une baisse du sentiment d’appartenance. Ne pas avoir de bureau attitré induit donc que les salariés ne pourront pas apporter d’éléments personnels afin de s’approprier leur espace de travail, tendant ainsi à le déshumaniser. A terme, ce manque d’appropriation peut entrainer une baisse du sentiment d’appartenance à l’entreprise.
- Une baisse de la qualité des échanges. Avoir un bureau attitré permet de situer géographiquement où se situent les salariés de l’entreprise, ce qui n’est pas possible en flex office. Des échanges plus formels (mail, réunions par exemple) sont alors privilégiés, mettant à mal la fluidité de la communication entre les salariés.
Les espaces de coworking : un mode de fonctionnement impactant la productivité
Le coworking est un espace de travail partagé qui a pour objectif premier de faciliter les échanges entre les salariés et entrepreneurs qui y sont présents.
Les avantages
Ce mode de fonctionnement a plusieurs avantages :
- Pour les entrepreneurs et indépendants, le coworking permet de réduire l’isolement et de confronter des points de vue. Ces échanges permettent de s’enrichir mutuellement et de stimuler la créativité.
- Ces espaces sont également dotés de mobilier (chaises, bureaux…) et matériels (connexion internet, ordinateurs…) adaptés et facilitant la réalisation de l’activité de travail.
Les risques
Plusieurs contraintes sont inhérentes à ce fonctionnement :
- En premier lieu, il nécessite une activité totalement dématérialisée. Il s’agit donc d’un type de fonctionnement qui n’est pas accessible à tous les salariés.
- En second lieu, la contrainte la plus importante est celle du bruit. En effet, travailler au sein d’un espace de coworking nécessite de devoir travailler au sein d’un espace au niveau sonore élevé. Ces nuisances sonores sont nocives pour la concentration des salariés. Cela augmente donc le risque d’erreur dans le travail. De ce fait, dans ce type de fonctionnement, la qualité du travail peut être dégradée.
L’open-space : une organisation des bureaux singulière
L’open-space est un espace de travail totalement décloisonné qui permet de réunir l’ensemble des équipes au sein d’un même espace de travail.
Les avantages
- Les open-space permettent de favoriser la communication informelle entre les salariés sur un même plateau. De ce fait, l’information circule mieux, ce qui peut permettre une amélioration de la qualité du travail réalisé.
- Aussi, la facilitation des échanges informels permet de maximiser l’existence de la confrontation de points de vue et d’idées, et donc de stimuler l’intelligence collective.
Les risques
- Cependant, le fonctionnement en open-space a de multiples limites. La première limite est celle des nuisances sonores. Sur un même plateau, l’ensemble des salariés doivent composer avec un bruit permanant (appels téléphoniques, sonneries, notifications…), ce qui dégrade leurs capacités attentionnelles et augmente donc le risque d’erreur.
- Aussi, il peut entrainer un sentiment de surveillance pour certains salariés. En effet, le supérieur hiérarchique pouvant être amené à venir dans l’open-space ou à y être installé, les salariés sont sous sa surveillance perpétuelle. En d’autres termes, les salariés peuvent ressentir un manque d’autonomie, ce qui dégrade leur bien-être au travail.
- Enfin, la dernière limite est celle des interruptions. En effet, l’espace de travail étant totalement décloisonné, les salariés subissent perpétuellement les déplacements de leurs collègues, ce qui peut nuire à leur concentration. Cette dernière est d’autant plus mise à mal du fait des sollicitations plus fréquentes que dans le cas d’un fonctionnement « classique ». Ces dernières entrainent des interruptions dans l’activité de travail, ce qui contribue à l’augmentation du risque d’erreur dans l’activité de travail.
Le télétravail : un mode de fonctionnement stimulant
Aujourd’hui, et d’autant plus depuis la crise sanitaire, le télétravail est un mode de fonctionnement très largement répandu. Le télétravail permet aux salariés d’effectuer leur activité de travail hors des locaux de l’entreprise.
Les avantages
Le télétravail a de nombreux avantages. Il convient de souligner que ces plus-values liées au télétravail n’existent que si le salarié a opté pour ce dernier.
- Le télétravail permet alors, dans un premier temps, de limiter les temps de transports. Cela permet de limiter la fatigue liée au déplacement, et donc d’améliorer les capacités cognitives et attentionnelles. A terme, cette amélioration conduit à une hausse de la qualité du travail réalisé. Aussi, la réduction des temps de transports permet aux salariés de garantir un meilleur équilibre vie professionnelle / vie personnelle.
- Le télétravail permet aussi de confier davantage de marge de manoeuvre aux salariés dans l’organisation de leur journée. De ce fait, ils développent leur autonomie, ce qui produit des effets positifs à la fois sur le travail réalisé, mais également sur leur santé (bien-être notamment).
Les risques
Le télétravail peut également avoir des contraintes pour certains salariés.
- Dans un premier temps, il peut contribuer au sentiment d’isolement, et donc altérer la santé mentale des salariés.
- Aussi, le télétravail peut engendrer une surcharge de travail pour certains salariés. Ce mode de fonctionnement conduit souvent à mettre de côté les temps de pause, ce qui impacte le travail réalisé (erreurs par exemple), mais aussi la santé psychosociale des salariés (fatigue, stress…).;
- Dans ce sens, la frontière entre vie professionnelle et vie personnelle peut se risquer de se brouiller, allant ainsi à contresens de l’objectif initial de ce mode de travail. Il faut veiller
- Une autre limite se trouve fréquemment dans l’inadaptation du domicile à un espace de travail. Au-delà de la connexion internet, l’installation d’un poste de travail dans l’habitat du salarié répond rarement aux mêmes exigences que celle du bureau. Les risques sur la santé physique du salarié (lombalgie, troubles musculosquelettiques, accidents domestiques,…) s’en trouvent ainsi accrus.
Avec l’instauration du télétravail, les managers ont donc un rôle primordial à jouer. Avec pour objectif, celui de préserver la santé mentale des salariés en télétravail. Ils devront plus particulièrement veiller à maintenir la communication, à l’équilibre vie professionnelle / vie privée….
Comment évaluer les risques du mode de fonctionnement de son espace de travail atypique ?
Le CSE doit s’assurer que le mode de fonctionnement atypique mis en place dans l’organisation n’ait pas d’impacts sur le santé physique et mentale des salariés. Pour cela, plusieurs actions possibles :
- Lancer la diffusion d’un questionnaire en interne pour identifier les facteurs organisationnels pesants pour les salariés. Ceux-ci peuvent être multiples : manque de possibilité de personnalisation de l’espace, bruit,… L’analyse de ce questionnaire pourra permettre d’élaborer et de mettre en place un plan d’action pour palier à ces contraintes.
- Mettre en place une expertise
- S’il s’agit d’un passage à un nouveau mode de travail (passage à l’open-space ou flex office par exemple), le recours à une expertise pour projet important s’avère incontournable. L’expert identifiera les avantages et les risques de cette transformation de l’environnement de travail sur la productivité et sur la santé mentale des salariés.
- Si un accident du travail ou des maladies professionnelles sont survenus, le CSE peut déclencher une expertise pour risque grave.
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