Désignation d’un secrétaire et d’un trésorier, parmi les élus titulaires (article L2325-1 du code travail).
Vérification du contenu du règlement intérieur
Le règlement intérieur ou son avenant doit intégrer les modalités de gouvernance afin d’organiser et de délimiter formellement les pouvoirs et responsabilités de certains élus, les modalités de communication des documents financiers aux salariés, la procédure budgétaire, les modalités de remboursement des frais des élus….
Respect des normes comptables
Les obligations comptables dépendent de la taille du C.E.
- Les « petits C.E. » ont des obligations comptables réduites :
- Tenir une comptabilité ultra simplifiée avec la tenue d’un livre enregistrant chronologiquement l’ensemble des mouvements de son patrimoine.
- Présenter une fois par an un état de synthèse simplifié portant sur des informations complémentaires relatives à leur patrimoine et à leurs engagements en cours.
- Les « moyens C.E. » doivent au minimum :
- Tenir une comptabilité ultra simplifiée sur un logiciel comptable, en respectant le plan comptable des C.E.
- Enregistrer les créances et les dettes du C.E. à la clôture de l’exercice.
- Contrôler par inventaire, au moins une fois tous les douze mois, l’existence et la valeur des éléments actifs et passifs du patrimoine du comité,
- Présenter les comptes annuels (compte de résultat et bilan par budget et une annexe) une fois par an ( avec l’aide d’un expert-comptable).
- Les « gros C.E. » doivent :
- Enregistrer chronologiquement tous les mouvements affectant le patrimoine du comité,
- Contrôler par inventaire, au moins une fois tous les douze mois, l’existence et la valeur des éléments actifs et passifs du patrimoine du comité,
- Présenter les comptes annuels (compte de résultat et bilan par budget et une annexe) une fois par an (avec l’aide d’un expert-comptable).
Rappel
Depuis la loi relative à la formation et la démocratie sociale du 5 mars 2015, les obligations comptables des CE sont fonction de leur taille :
Les « petits C.E. » sont les C.E. ayant moins de 153 000 € de subvention ASC et Fonctionnement.
Les « moyens C.E. » sont les C.E. ayant plus de 153 000 € de subvention et qui, à la clôture d’un exercice, n’excèdent pas au moins 2 des 3 seuils suivants : 50 salariés en équivalent temps plein, 3 100 000 euros de ressources annuelles et 1 550 000 euros de total bilan)
Les « gros C.E. » sont les autres C.E.
Clôture, recours à un expert-comptable et approbation des comptes annuels
Les comptes annuels doivent être arrêtés et approuvés selon les modalités inscrites dans le règlement intérieur.
L’établissement des comptes annuels doit être réalisé par un expert-comptable pour les CE dit « moyens » ou « gros ». Les comptes des « gros » CE doivent en outre faire l’objet d’une certification légale par un commissaire aux comptes.
Les comptes annuels doivent être communiqués aux membres du C.E. au plus tard trois jours avant la réunion de présentation des comptes.
Les comptes annuels doivent être approuvés dans les six mois de la clôture de l’exercice. Ce délai peut être prolongé à la demande du CE par ordonnance du président du TGI statuant sur requête.
La réunion de présentation des comptes annuels et du rapport de gestion doit faire l’objet d’une réunion et d’un procès-verbal spécifiques avec pour seul ordre du jour : « Présentation des comptes annuels et du rapport de gestion ».
Etablir un rapport annuel d’activités et de gestion financière
Selon les modalités prévues dans le règlement intérieur, les élus du C.E. doivent rédiger un rapport qui présente des informations qualitatives sur les activités du C.E.et sur sa gestion financière. Les informations obligatoires à faire figurer dans ce rapport, dépendent de la taille du C.E.E et sont définies dans les décret 2015-357 et 2015-358 du 27 mars 2015, JO du 29.Nous pouvons vous aider à rédiger le rapport de gestion.
Etablir un rapport sur les conventions passées
Le trésorier (ou éventuellement le commissaire aux comptes) doit présenter chaque année un rapport sur les conventions passées « directement ou indirectement ou par personne interposée entre le comité d’entreprise et l’un de ses membres ».
Communication des deux rapports aux salariés
Après l’approbation des comptes, les rapports devront être porté à la connaissance du personnel selon les conditions définies dans le règlement intérieur.
Transmission des documents
Les membres du comité sortant rendent compte de leur gestion au nouveau comité. Ils remettent aux nouveaux membres tous documents concernant l’administration et l’activité du comité (Article R. 2323-38 du Code du travail)
Archivage des comptes et des justificatifs pendant 10 ans
Les équipes du pôle comptabilité d’Axia Consultants sont à votre disposition pour vous aider à vous mettre en conformité : mise à jour du règlement intérieur, formation du trésorier, établissement des comptes annuels et rédaction des rapports de gestion, audit des comptes…
