La gestion comptable d’un CSE oblige à conserver des archives pour justifier la comptabilité et répondre aux contrôles de l’URSSAF. Mais si le CSE ne souhaite pas être débordé dans son fonctionnement quotidien, qui peut-il autoriser à consulter ces archives et dans quelles conditions ?
La consultation des archives du CSE, un sujet complexe
Selon leur nature, le CSE doit conserver les pièces justificatives de ses opérations de 3 à 10 ans. Outre la sécurité des archives, la question de l’accès aux archives se pose souvent aux membres du bureau du CSE plusieurs problématiques :
- En effet favoriser l’accès de tous les demandeurs légitimes est de nature à développer la transparence financière et à favoriser la confiance nécessaire à la conduite des activités du CSE;
- Néanmoins, l’accès aux archives nécessite de mettre à disposition des ressources (acheminement des archives, temps de surveillance…) qui ne seront pas consacrés aux activités du CSE. Il faut donc pouvoir concilier le besoin de transparence sans pour autant perturber le fonctionnement du CSE;
- Par ailleurs, tous les CSE sont soumis à la Réglementation Générale de Protection de Données (RGPD). Comment respecter cette réglementation avec un accès élargi de tous aux archives du CSE ?
Pour répondre à ces injonctions contradictoires, il est important que le CSE prévoit dans son règlement intérieure les règles d’accès à ces archives.
Que dit la législation sur l’accès aux archives du CSE ?
La législation sur la transparence financière oblige le bureau du CSE à publier ses comptes annuels chaque année selon les règles suivantes :
- Le bureau communique aux membres du CSE les comptes annuels et documents annexes au plus tard trois jours avant la réunion plénière de présentation des comptes, (art. L2315-71 du Code du Travail),
- Puis, le CSE porte à la connaissance des salariés de l’entreprise, par tout moyen, ses comptes annuels
(art. L2315-72 du Code du Travail)
Les comptes annuels de l’exercice ne représentant qu’une partie des archives, du CSE, qu’en est-il du droit à consultation des autres documents et pièces comptables de l’exercice et des exercices précédents ?
Selon la jurisprudence, tous les membres du CSE doivent avoir égal accès aux archives et aux documents administratifs et comptables. Pour information, il s’agit :
- Des membres élus, titulaires ou suppléants
- Du représentant syndical au CSE
- Et du président du CSE
Toujours selon la jurisprudence (CA Paris, 14e ch., sect. A, 16 juin 1999, n° 1999/04193) ; les faits suivants ne sauraient priver les membres du comité de la faculté de consulter les documents comptables :
- L’établissement des comptes par l’expert-comptable du comité,
- Leur approbation en séance plénière,
- Et les réponses que peut apporter l’expert-comptable, présent lors de cette séance, à toutes questions qui lui seraient posées,
Par ailleurs, les membres du CSE ne peuvent exiger une photocopie des documents mais ils peuvent en effectuer à leur propre frais selon des modalités à définir.
A noter :
- En conséquence des lignes précédentes, les salariés non-membres du CSE n’ont pas un droit d’accès aux archives, sauf mention contraire dans le règlement intérieur.
- Les autorités administratives, comme l’inspection du travail ou les services de contrôle de l’URSSAF ou des impôts, peuvent avoir accès aux archives du CSE lors de contrôles ou d’enquêtes.
Le règlement intérieur du CSE, le seul moyen du CSE pour réglementer les conditions d’accès aux archives
Pour des raisons de transparence ou un bon fonctionnement quotidien, le bureau du CSE peut vouloir :
- Etendre l’accès et la consultation des archives à l’ensemble des salariés
- Et/ou restreindre les périodes d’accès et l’étendue des archives consultables.
Par ailleurs, rappelons que le CSE est soumis au Règlement Général de Protection des Données Personnelles (RGPD). A ce titre, le bureau du CSE a l’obligation de mettre en œuvre les mesures nécessaires à la protection des données personnelles confiées par les salariés. En cas d’infraction, volontaire ou par négligence, au RGPD, les membres du bureau du CSE, pourrait être puni de 5 ans d’emprisonnement et de 300 000 euros d’amendes. Le CSE devrait donc tenir compte de ce risque, dans la gestion de l’accès à ses archives.
Pour ce faire, la jurisprudence consacre le règlement intérieur du CSE comme le seul moyen de réglementer l’accès aux archives et aux documents comptables et financiers. En effet, les élus du CSE, lors de l’adoption du règlement intérieur du CSE, devrait réfléchir aux différents enjeux et y intégrer les conditions d’accès aux archives du CSE. Attention : dans tous les cas, les restrictions d’accès aux archives à certains membres du CSE ne devraient pas être discriminatoires.
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