Le CSE afin de pouvoir exercer ses prérogatives, collecte de nombreux documents. Quels documents le CSE doit-il conserver ? Combien de temps les élus doivent-ils garder les archives du CSE ?
La conservation des archives est nécessaire à une bonne gestion du CSE
Dans l’exercice de ses fonctions, le CSE est amené afin à dépenser et recevoir de l’argent ou encore à acheter ou vendre des biens ou des services et enfin à signer des contrats. Le trésorier et les commissions en charge de toutes ces opérations doivent veiller à conserver des pièces justificatives :
- Quittances,
- Factures et contrats divers,
- Justificatif de versement,
- Preuve de mise à disposition de chèque-cadeau…
Tous ces documents doivent être conservés pour :
- Suivre le bon déroulement des activités du CSE conformément aux prévisions et aux contrats
- Servir de justificatifs à la comptabilité du CSE
- Et Servir de preuves lors des contrôles URSSAF et des litiges.
Bien entendu, tout archivage nécessite :
- Un système de référencement et de classement des archives pour pouvoir retrouver les documents
- Et un lieu de conservation dont l’accès est protégé. Selon la taille de ses archives, le CSE peut les conserver :
- Dans des armoires sous clefs dans ses locaux
- Ou dans un box spécialement louer pour les conserver.
Le délai de conservation des archives de documents salariés
Les documents concernant les salariés de l’entreprise
- Le CSE doit conserver pendant au moins trois ans tous les justificatifs qui ont permis aux salariés de bénéficier de certains avantages offerts (actes de mariage, de PACS, de naissance, etc.). Le délai de 3 ans correspond au délai de prescription des contrôles URSSAF.
- En cas de prêts aux salariés, les justificatifs doivent être conservés pour une durée égale au moins à 5 ans, sauf si la durée de remboursement est plus longue.
Les documents relatifs aux salariés du CSE
- Le CSE doit conserver les bulletins de paie au minimum cinq ans.
- En cas d’accidents de travail, les justificatifs sont sans limitation de durée.
Le délai de conservation des archives comptables
- Les États financiers (bilan, comptes de résultat et annexes) : La durée de conservation est de 10 ans selon le Code du Commerce.
- Les documents comptables (factures, bons de commande, grand livre, balance) : La durée d’archivage de 10 ans.
- Les déclarations fiscales et sociales (URSSAF, etc.) : La durée de conservation est de 3 à 5 ans (3 ans pour les exercices comptables qui peuvent être contrôlés).
- Les documents bancaires
- 5 ans pour les relevés bancaires, remises de chèque ou d’espèces et les talons de chèques.
- 1 an et 8 jours pour les chèques à encaisser.
Les archives relatives aux prérogatives des élus du CSE
Les documents issus des réunions du CSE (convocations, Procès-verbal de réunions) devraient être conservés pendant 6 ans au titre de la prescription en matière de délit d’entrave.
En conclusion, l’archivage des documents du CSE permet de retrouver des informations utiles aux élus présents et futurs, mais constitue également une protection juridique en cas de litige.
Qui sommes-nous ?
Axia Consultants accompagne les Instances Représentatives du Personnel depuis plus de 20 ans sur les enjeux comptables, économiques, juridiques, sociaux et en santé au travail. Expert CSE, nous proposons des missions d’expertises, d’assistance ou des formations sur mesure, pour vous accompagner selon vos besoins. Pour plus d’information :
- Consultez l’article suivant : Qui peut en consulter les archives ?
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